Déclaration de confidentialité

1. Généralités

TTC Tamara Hoeselt accorde une grande importance à votre vie privée et à la protection de vos données à caractère personnel.

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous fournir des informations claires et transparentes sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel. Nous mettons tout en œuvre pour garantir votre vie privée et traitons dès lors les données à caractère personnel avec le plus grand soin. TTC Tamara Hoeselt respecte en toutes circonstances les lois et réglementations applicables, dont le Règlement général sur la protection des données (également connu sous le nom de RGPD, Règlement (UE) 2016/679).

Cela implique que, en tout état de cause, nous :

traitons vos données à caractère personnel conformément à la finalité pour laquelle elles ont été communiquées ; ces finalités et types de données à caractère personnel sont décrits dans la présente déclaration de confidentialité ;
limitons le traitement de vos données à caractère personnel aux seules données nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
demandons votre consentement explicite lorsque celui-ci est nécessaire au traitement de vos données à caractère personnel ;
avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel ;
ne transmettons aucune donnée à caractère personnel à d’autres parties, sauf si cela est nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été communiquées ;
connaissons vos droits en tant que personne concernée à l’égard de vos données à caractère personnel, souhaitons vous les faire connaître et les respecter. En tant que TTC Tamara Hoeselt, nous sommes responsables du traitement de vos données à caractère personnel. Si, après avoir lu notre déclaration de confidentialité, ou de manière plus générale, vous avez des questions à ce sujet ou souhaitez nous contacter, vous pouvez le faire via les coordonnées ci-dessous :

TTC Tamara Hoeselt asbl

Siège : Catsbeekstraat 20, 3730 Hoeselt

E-mail : info@ttchoeselt.be

À qui s’adresse la présente déclaration de confidentialité ?

La présente déclaration de confidentialité s’applique à tous nos membres actuels, aux participants à nos activités, aux personnes qui manifestent ou ont manifesté de l’intérêt pour nos activités, services ou produits, à nos clients et prospects ainsi qu’à nos fournisseurs.

2. Pourquoi traitons-nous quelles données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont traitées par TTC Tamara Hoeselt aux fins et sur les bases juridiques suivantes :

La gestion administrative des membres et la fourniture de services aux membres.
L’envoi d’informations sur nos activités, de lettres d’information et d’invitations.
L’organisation de la préparation sportive et de la formation
L’administration du club
L’administration sportive dans le cadre de stages, de camps, …
La participation à des compétitions et des tournois
L’administration sportive
L’organisation d’un événement sportif récréatif
L’organisation d’événements non liés au sport
La promotion, les relations publiques et la communication, dont :
- la gestion des médias sociaux au moyen de la publication de photos d’ambiance
- la gestion des médias sociaux au moyen de photos ciblées (nous demandons votre consentement à cet effet)
- la gestion du site web du club

3. Quelles données traitons-nous ?

Nous pouvons vous demander, conserver, collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes aux fins précitées :

Données d’identification : nom, prénom
Coordonnées privées : numéro de téléphone, adresse, adresse e-mail
Caractéristiques personnelles : sexe, date de naissance
Données financières (notamment paiements, numéro de compte, …)
Données sportives (notamment catégorie, résultats, présences, …)
Matériel visuel (photos, vidéos, enregistrements, …)
Nous collectons uniquement les données à caractère personnel que vous nous communiquez vous-même de différentes manières (notamment formulaires d’inscription, formulaires à compléter et de contact sur notre site web, contact personnel/téléphonique/par e-mail, …). Nous ne collectons pas de données à caractère personnel par l’intermédiaire de tiers, à l’exception des informations reçues des associations/clubs ou fédérations affiliés.
Aucune catégorie de personnes ne fait l’objet d’une quelconque forme de prise de décision automatisée ou de profilage.

4. Communication de données à des tiers sous-traitants

Les données que vous nous communiquez peuvent être transmises à des tiers si cela est nécessaire à la réalisation des finalités décrites ci-dessus.

Ainsi, nous faisons appel à un tiers (sous-traitant) pour :

le stockage et le traitement de données dans le Cloud (via un Cloud Service Provider)
la gestion de l’environnement internet (hébergement web, hébergement de la messagerie) ;
la gestion de l’administration (financière) et le secrétariat social
la réalisation (et la diffusion) des lettres d’information et des invitations.

Nous ne transmettons jamais de données à caractère personnel à d’autres sous-traitants (prestataires de services externes) que ceux avec lesquels nous avons conclu un contrat de sous-traitance ou dont les mêmes dispositions ont été reprises dans les conditions contractuelles.

Avec ces parties, nous prenons évidemment les dispositions nécessaires afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel.

5. Communication de données à des tiers destinataires

Nous partageons des données à caractère personnel avec les parties externes suivantes :

Les organisations liées qui font partie de l’écosystème de la fédération sportive (la fédération elle-même, les autres clubs appartenant à la même fédération, …)
Les autorités subsidiantes
Les partenaires avec lesquels nous organisons des activités en collaboration (activités élaborées par deux organisations ou plus et pour lesquelles des listes de participants sont échangées)
Les fédérations sportives, à savoir TTLK (Tafeltennis Limburg-Kempen) et VTTL (Vlaamse Tafeltennis Liga)

Avec ces parties (tiers destinataires), nous prenons évidemment les dispositions nécessaires afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel et de veiller à ce que vos données soient traitées de manière confidentielle.

Par ailleurs, nous ne transmettrons pas les données communiquées à des tiers, sauf si la loi l’impose et/ou l’autorise, comme par exemple dans le cadre d’une enquête policière ou judiciaire.

À aucun moment nous ne vendons ni ne louons vos données à caractère personnel à des tiers.

Nous ne transmettons jamais non plus vos coordonnées à des tiers à des fins commerciales.

Nous pouvons également partager des données à caractère personnel avec des tiers si vous nous y autorisez. Ce consentement peut être retiré à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Nous ne communiquons aucune donnée à caractère personnel à des parties établies en dehors de l’Espace économique européen.

6. Mineurs

Nous ne traitons les données à caractère personnel de personnes âgées de moins de 18 ans que si le parent ou le représentant légal a donné son consentement à cet effet.

Dans ce cadre, les données suivantes des parents peuvent être traitées : données d’identification et coordonnées privées (pour le consentement parental)

7. Durée de conservation

TTC Tamara Hoeselt ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été communiquées, compte tenu du délai nécessaire pour satisfaire aux exigences légales (notamment en matière de comptabilité). Les durées de conservation peuvent toutefois varier selon la finalité.

TTC Tamara Hoeselt s’engage à ne pas conserver les données plus longtemps que la durée de l’affiliation.

8. Sécurité des données

Les mesures techniques et organisationnelles appropriées suivantes ont été prises afin de protéger les données à caractère personnel contre tout traitement illicite :

Toutes les personnes qui, au nom de TTC Tamara Hoeselt, peuvent prendre connaissance de vos données sont tenues à la confidentialité de celles-ci.
Nous appliquons une politique de nom d’utilisateur et de mot de passe sur l’ensemble de nos systèmes ;
Nous effectuons systématiquement des sauvegardes des données à caractère personnel afin de pouvoir les restaurer en cas d’incident physique ou technique ;
Nous testons et évaluons nos mesures à intervalles réguliers et les adaptons si nécessaire ;
Nos collaborateurs sont informés de l’importance de la protection des données à caractère personnel. L’accès à vos données est accordé à ces collaborateurs dans la mesure où ils ont besoin de ces informations pour exécuter correctement leurs tâches.

9. Vos droits concernant vos données

Vous avez le droit d’accès et de copie des données à caractère personnel qui vous concernent.

Vous avez le droit de rectification et de complément lorsque vos données sont inexactes ou incomplètes.

Vous avez le droit à l’effacement des données à caractère personnel que nous avons reçues de vous et qui ne sont plus strictement nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été traitées. Nous nous réservons toutefois le droit de déterminer si votre demande est justifiée.

Vous avez le droit à la limitation du traitement des données : si vous vous opposez au traitement de certaines données, vous pouvez demander l’arrêt de ce traitement.

Vous pouvez également vous opposer à la manière dont certaines de vos données à caractère personnel sont traitées. Ainsi, vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Vous avez aussi le droit de nous demander de transférer les données que vous avez communiquées à vous-même ou, à votre demande, directement à une autre partie.

Vous pouvez nous contacter à l’adresse mentionnée en haut de la présente déclaration de confidentialité afin d’exercer vos droits, en accompagnant votre demande d’une motivation.

Nous pouvons vous demander de vous légitimer avant de pouvoir donner suite aux demandes précitées. Afin d’éviter tout abus, nous pouvons ainsi vous demander de vous identifier de manière adéquate.

10. Plaintes

Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou l’exercice de vos droits, nous vous demandons de nous contacter directement à ce sujet.

Vous avez toujours le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD) :

Drukpersstraat 35

1000 Bruxelles

E-mail : Commission@privacycommission.be

11. Modifications de notre déclaration de confidentialité

TTC Tamara Hoeselt peut adapter de temps à temps la présente déclaration de confidentialité. La dernière modification a eu lieu le 2 juin 2018.